Votre rôle en tant qu’administrateur

Bienvenue ! En tant qu’administrateur, vous jouez un rôle important dans la gestion de la licence BioRender de votre organisation via le panneau d’administration. Vous supervisez l’accès Premium pour tous les membres invités sur votre licence. Les membres peuvent inclure des scientifiques, des responsables de laboratoire, des enseignants, des responsables de projet (PI), d’autres administrateurs et des étudiants.

Qui doit être invité à rejoindre ?

Le choix des personnes à inviter à prendre une place sur votre licence dépendra des besoins de votre organisation. Réfléchissez aux départements ou aux individus qui ont besoin des fonctionnalités Premium en fonction de leurs besoins et de leur utilisation. Par exemple, vous pouvez préférer que les responsables de projet (PI) prennent une place sur votre licence plutôt que les étudiants afin de leur garantir l’accès aux fonctionnalités Premium suivantes :

• Complément PowerPoint : Les comptes BioRender Basic (notre option gratuite) ont accès à deux mises à jour de fichiers PowerPoint par mois. L’accès Premium leur offre une utilisation illimitée.
• Graphiques : Un fichier graphique est inclus pour un utilisateur en plan Basic. Une licence institutionnelle ou entreprise offre un accès illimité aux fichiers graphiques.
• Fonctionnalités IA : Offrez l’accès aux fonctionnalités d’IA pour votre organisation.
• Stockage de fichiers : Les membres ont accès à un nombre illimité de fichiers qu’ils peuvent stocker sur leur compte.
• Objets illimités : Les comptes Basic ont une limite de 50 objets par canevas. L’accès Premium offre une utilisation illimitée.

Si les besoins de votre institution augmentent, vous pouvez demander des places supplémentaires via votre gestionnaire de compte ou directement via le panneau d’administration.

Premiers pas

• Vérifiez votre adresse e-mail pour accéder à votre panneau d’administration.
• Si votre organisation était auparavant en essai groupe, contactez votre gestionnaire de compte pour vous assurer que la migration a été effectuée.
• Les membres encore liés à un essai doivent être supprimés ou migrés avant d’accéder à la nouvelle licence.

Principales tâches administratives

1. Gestion des membres

Invitation des membres (selon la licence)

• Ajoutez de nouveaux membres via des importations CSV ou des invitations par e-mail individuelles.
• Attribuez les niveaux d’accès appropriés à tous les membres.

Suppression des membres

• Supprimez les membres qui n’ont plus besoin d’accès pour libérer des places.
• Les membres supprimés peuvent toujours se connecter et accéder à leurs comptes indépendants.
• Transférez les fichiers à un autre membre avant la suppression pour maintenir l’intégrité des données.

Désactivation des membres

• La désactivation d’un membre révoque son accès mais permet une réactivation si nécessaire.

Ajout de propriétés utilisateur

• Attribuez des propriétés telles que département, titre ou allocation budgétaire aux membres.

2. Gestion de la licence

Demande de places supplémentaires

• Augmentez le nombre de places pour accueillir de nouveaux utilisateurs ayant besoin des fonctionnalités Premium.

Gestion des groupes

• Créez ou supprimez des groupes et définissez les permissions des membres du groupe.

Ajout du module complémentaire Crédit IA

• Découvrez le fonctionnement des crédits IA, la gestion de leur utilisation au sein de votre organisation, et ce à quoi vous attendre lors de l’activation du module IA.

Ajout du module complémentaire Graphiques

• Les administrateurs peuvent contrôler l’accès au module complémentaire Graphiques de BioRender directement depuis la console d’administration, y compris l’attribution de places aux membres et l’invitation de nouveaux membres.

3. Gestion des fichiers

Changement de propriétaire de fichier

• Transférez la propriété des fichiers lorsque des membres quittent l’organisation pour assurer un accès ininterrompu.
• Seuls les administrateurs de licence peuvent initier les transferts de fichiers.

4. Contrôles d’accès

Gestion des rôles

• Attribuez des rôles tels qu’Administrateur ou Membre pour contrôler les permissions.
• Mettez à jour les rôles au fur et à mesure que les responsabilités évoluent.

5. Accès à la licence

• Fournissez aux membres votre lien de portail unique provenant de votre gestionnaire de compte.
• Renvoyez les invitations si nécessaire (pour les organisations utilisant l’option « Inviter »).

6. Communication et support

Fournir du support

• Aidez les membres avec les problèmes techniques et orientez-les vers les articles du Centre d’aide.
• Assurez-vous que les membres sont informés des nouvelles fonctionnalités et mises à jour.

Retour d’expérience et amélioration

• Collectez les retours des utilisateurs pour améliorer l’expérience BioRender.
• Transmettez les retours à votre gestionnaire de compte.
• Collaborez avec le support BioRender pour résoudre les problèmes à l’échelle du système ou demander des fonctionnalités. Si vous contactez le support, incluez votre gestionnaire de compte.

Quitter votre rôle d’administrateur

Si vous quittez votre organisation et devez transférer votre rôle :

• Informez votre gestionnaire de compte et fournissez le nom du nouvel administrateur.
• Mettez à jour le rôle d’un autre membre en Administrateur. Les administrateurs peuvent gérer les paramètres de l’organisation, inviter des membres et gérer la facturation.

Ressources supplémentaires

Gérer votre organisation : Découvrez des guides détaillés sur les tâches administratives.