Cómo acceder y editar la configuración de tu organización

Como administrador, puedes acceder y modificar la configuración de tu organización en BioRender para gestionar la seguridad, la imagen interna, el acceso a herramientas de IA y más. Navega hasta el nombre de tu perfil en la esquina superior derecha, donde encontrarás la sección “Admin” y podrás explorar los ajustes editables para tu organización. Esta página incluye campos editables para:

Esta página incluye campos editables para:

• Nombre de la organización
• Logotipo de la organización
• Contacto de seguridad
• Cómo habilitar y restablecer la autenticación 2FA
• Cómo gestionar el acceso a las herramientas de IA para tu organización
• Compartir
• Preferencias de notificación (por ejemplo, solicitudes de configuración del kit de marca)
• Integración de vista previa de enlaces en Microsoft Teams
• Documentación de cumplimiento y seguridad

Cómo acceder a la pestaña de configuración de tu organización

1. Asegúrate de ser administrador de una organización Enterprise o Institución Académica. 
   • Ten en cuenta: Las organizaciones de equipo no tienen acceso a la Configuración de la organización.
2. Método 1: Acceso directo mediante URL
   • Ve a https://app.biorender.com/account/org-settings.
3. Método 2: A través de la pestaña Admin
   • Haz clic en el avatar de tu perfil en la esquina superior derecha de la aplicación BioRender.
   • Selecciona “Admin” en el menú desplegable.
   • En la vista de Admin, haz clic en “Settings” en la navegación lateral izquierda (debajo de Resumen de cuenta y Usuarios).

Interfaz de la página de configuración:

Así es como se ve la página de Configuración una vez que accedes a ella:

Cómo editar la configuración de la organización

1. Haz clic directamente en cualquier campo (por ejemplo, Nombre de la organización, Solicitudes de configuración del kit de marca) para abrir el modal de edición.
2. Modifica el campo según sea necesario:
   • Campos de texto: escribe normalmente en el cuadro de entrada.
   • Botones de opción: selecciona la opción adecuada.
3. El botón “Save” se activa solo después de realizar cambios.
4. Haz clic en el botón azul “Save” para aplicar tus cambios.

Guía paso a paso para cada modal

Cómo actualizar el nombre de tu organización

1. En la página de Settings, haz clic en el campo Nombre de la organización.
2. Aparecerá una ventana modal que te pedirá actualizar el nombre:
   • Introduce el nombre que deseas mostrar en el cuadro de entrada Nombre de la organización.
   • El botón “Save” se activará una vez detectados los cambios.
3. Haz clic en “Save changes” para aplicar la actualización.

📷 Modal del nombre de la organización:

Cómo actualizar el logotipo de tu organización

1. Haz clic en la sección “Organization Logo”.
2. Sube un archivo de logotipo:
   • Formatos compatibles: PNG, JPG, JPEG, SVG
   • Puedes arrastrar y soltar el archivo o hacer clic en el botón “Select a File”.

3. Usa el control deslizante de zoom y arrastra la imagen para recortar como desees.

4. Haz clic en “Apply” para confirmar el recorte.
5. Haz clic en “Save changes” para finalizar la actualización.

Nota:

• El nombre de la organización aquí es un nombre para mostrar en plantillas y kits de marca, no el que se muestra en portales públicos.
• El logotipo se utiliza para plantillas subidas por usuarios, no para la imagen del portal.

Cómo establecer o actualizar tu contacto de seguridad

1. En la página de Configuración, haz clic en el campo “Security contact”.
2. Aparecerá un modal que te pedirá introducir una dirección de correo electrónico.
3. Escribe tu correo electrónico preferido en el campo de dirección de correo electrónico (este correo se usará para recibir comunicaciones de seguridad y privacidad de BioRender).
4. Haz clic en “Save changes” para confirmar.

📷 Modal de contacto de seguridad:

Cómo habilitar y restablecer la autenticación de dos factores (2FA)

1. Haz clic en la sección "Two-factor Authentication".
2. Elige una de las siguientes opciones:
   1. Desactivado
   2. Habilitar 2FA para todos los usuarios (Esta opción aplicará automáticamente 2FA a todos los usuarios asociados a la licencia)
3. Haz clic en "Save changes" para aplicar tu selección.

Esta configuración solo se aplica a usuarios que inician sesión con correo electrónico y contraseña. Los usuarios SSO se gestionan a través de tu proveedor de identidad.

Cuando 2FA está habilitado:

• Los miembros deberán inscribirse en su próximo inicio de sesión
• Se requerirá una aplicación autenticadora
• No se puede omitir ni posponer la configuración
• Los miembros no podrán iniciar sesión hasta completar 2FA

📷 2FA habilitado:

Para organizaciones con SSO habilitado:
Verás un mensaje indicando que 2FA es gestionado por tu proveedor de identidad. La aplicación forzada a través de BioRender estará deshabilitada.

📷 2FA deshabilitado para SSO:

Cómo restablecer un 2FA para un usuario:

1. Navega a la pestaña Admin
2. Selecciona "Account Overview & Users"
3. Selecciona el usuario
4. Haz clic en "Reset 2FA"

Compartir contenido con usuarios dentro de tu organización

1. Haz clic en la sección “Organization-wide sharing” en la página de Configuración.
2. En el modal que aparece, selecciona uno de los botones de opción:
   • Off – Deshabilita el compartir. 
   • Enable for all users – Permite a los usuarios compartir su contenido con otros dentro de la organización
3. Haz clic en “Save changes” para aplicar la configuración.

📷 Compartir interno: 

Compartir contenido con usuarios fuera de tu organización

1. Haz clic en la sección “External sharing” en la página de Configuración.
2. En el modal que aparece, selecciona uno de los botones de opción:
   • Off – Deshabilita el compartir. 
   • Enable sharing with anyone – Permite a los usuarios compartir su contenido con cualquier persona.
   • Enable sharing with specific regex only - Permite a los usuarios compartir contenido solo con usuarios que tengan dominios de correo según regex específico.
3. Haz clic en “Save changes” para aplicar la configuración.

📷 Compartir externo:

Cómo gestionar el acceso a las herramientas de IA para tu organización

1. Selecciona uno de los conjuntos de funciones de IA.
2. En el modal que aparece, revisa el Propósito, Entradas y Salidas de esas herramientas.
3. Consulta la documentación de “Learn more” sobre cómo usar las herramientas
4. Selecciona uno de los botones de opción cerca del final del modal:
   • Off – Deshabilita las herramientas de IA listadas para todos los usuarios de tu organización.  
   • Enable for all users – Hace que las herramientas de IA listadas estén disponibles para todos los usuarios de tu organización.

Cómo gestionar las notificaciones de solicitudes de configuración del kit de marca

1. Haz clic en la sección “Brand kit set up requests” en la página de Configuración.
2. En el modal que aparece, selecciona uno de los botones de opción:
   • Off – Deshabilita las notificaciones.
   • Enable email notifications – Envía un correo a los administradores cuando un usuario solicita funciones del kit de marca.
3. Haz clic en “Save changes” para aplicar la configuración.

📷 Configuración del kit de marca:

Cómo habilitar o deshabilitar las vistas previas de enlaces para Microsoft Teams

1. Haz clic en la sección "Link previews" en la página de Configuración.
2. En el modal que se abre, selecciona tu preferencia:
   • Off – Deshabilita las vistas previas de enlaces.
   • Enable Link previews – Permite que las vistas previas de imágenes de BioRender aparezcan en Microsoft Teams cuando se comparten mediante enlace.
3. Haz clic en “Save changes” para confirmar.

📷 Vistas previas de enlaces:

Cómo acceder a la documentación de seguridad y cumplimiento

1. En la página de Configuración, desplázate hasta la sección "Compliance".
2. Haz clic en el enlace del Centro de Confianza en el lado derecho. Esto abrirá el portal externo de documentación de seguridad de BioRender en una nueva pestaña.